Når flere hundre tusen ansatte plutselig skal arbeide fra hjemmekontor, skaper det utfordringer. Mange virksomheter frykter at det kan gå utover både økonomi og effektivitet.
– Vi opplever en ekstrem pågang fra ledere og bedrifter som er bekymret for hvordan de skal klare å lede sine medarbeidere, når de ikke lenger møtes fysisk – og ikke minst om virksomheten skal klare å levere det de må, sier daglig leder og ledertrener, Mats Kristensen, i Leadership Weekly som hjelper store norske virksomheter i å styrke lederrollen på alle nivåer.
Kristensen har spesialisert seg på virtuell ledertrening og avstandsledelse av ansatte. Han mener at hjemmekontor og færre fysiske møter, ikke behøver å være negativt for virksomheten, snarere tvert om kan det øke effektiviteten og lønnsomheten i virksomheten. Det avgjørende er at virksomheten organiserer seg på riktig måte og tar de riktige grepene fremover.
– Mange uttrykker fortvilelse over at de må bruke tid på å stadig oppdatere seg på retningslinjer og utarbeide nye rutiner for hvordan de ansatte skal jobbe, og at de ikke får tid til å følge opp eller coache den enkelte ansatte slik de ønsker, sier Kristensen som mener at mange glemmer at det også er positive sider ved at folk må jobbe hjemme. Det mest åpenbare, er at både ledere og ansatte slipper å bruke tid på reisen til og fra jobben. Men den største forskjellen, er at alle blir tvunget til å jobbe mer strukturert, planmessig og effektivt. Hvis man får til det, kan enkelte virksomheter til og med få noe positivt ut av det negative som skjer nå, sier Kristensen.
– Man må være mer proaktiv, strukturert og planmessig når man ikke jobber på samme sted, både som ansatt og leder, og vår erfaring er at det på sikt fører til mer effektiv utførelse av arbeidet i alle ledd i virksomheten, sier Kristensen.
Dette forutsetter at leder og ansatte har gode relasjoner og tillit til hverandre og at alle har et eierskap til hva man skal oppnå sammen. Corona-krisen tvinger frem et større fokus på dette, og hvis man får til det, så vil det legge grunnlaget for vekst i virksomheten, enten det er krisetid eller ikke. Det er viktig at bedriftene fortsetter å levere på en effektiv måte for at bedriftene skal overleve denne krisen.
Kristensen har fem råd til ledere som har liten erfaring med avstandsledelse av medarbeidere:
- Sett tydelige mål og forventninger slik at både du og den ansatte vet hvor dere skal og hva dere skal oppnå sammen i perioden. Et tips kan være å la medarbeiderne formulere sine egne mål. Ansatte med mål lykkes, fordi de vet hvor de skal.
- På avstand er det avgjørende at du setter en god struktur på coaching, slik at dere får samtaler tilstrekkelig hyppig og med en klar agenda. Både hyppighet og agenda bør den ansatte være med på å bestemme.
- Møter må avholdes regelmessig. Møtene må ledes mer strukturert når medarbeiderne møtes på en digital plattform, og da kan man oppleve at de til og med blir mer effektive enn tradisjonelle møter på kontoret. Hvert møte bør lede til tydelige beslutninger, som følges opp i det påfølgende. Velg virtuelle plattformer med lyd og bilde, fremfor telefon-konferanser.
- Som leder bør du snakke som om de ansatte har gode intensjoner og at de vil gjøre en best mulig jobb for deg og virksomheten – aldri motsatt. Samtidig må du være forberedt på at det ikke det alltid er slik, og ha en plan for hva du kan gjøre i så tilfelle.
- Gi feedback regelmessig på en tydelig måte som er enkel å forstå. Forsterkende/positiv feedback kan gis virtuelt, på telefon, mail eller sms, mens korrigerende feedback bør kun gis muntlig en til en, ikke i felles fora.
