Hvordan kan en bedriftsleder sørge for at de ansatte er trygge nok til å tørre å varsle om de oppdager noe som ikke stemmer? Det er ikke meningen at de ansatte skal være redde for konsekvensene når de velger å si ifra om noe som bekymrer dem.
Med et internt varslingssystem kan du som leder bygge en arbeidsplass hvor de ansatte tør å varsle, fordi de opplever både tillit og trygghet. For det er ikke bare et spørsmål om etisk praksis, men også om å følge loven.
Så hvordan går du frem for å implementere et slikt system?
I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan bedrifter kan ta i bruk varslings plattformer, med støtte fra aktører som Manymore.
Hva er interne varslingssystemer?
Et internt varslingssystem er et verktøy de ansatte i bedriften kan benytte for å melde fra om kritikkverdige forhold. Verktøyet fungerer ved at rapporteringen håndteres digitalt, og sørger for at varslingen både er anonym og profesjonelt ivaretatt.
Manymore benytter en moderne løsning som innehar funksjoner som digital saksbehandling og digital referansesjekk, sporbarhet og enkel innbygging i bedriftens allerede eksisterende rutiner.
Fordelene med effektive varslingssystemer
Et godt varslingssystem sørger ikke bare for at de ansattes personvern er beskyttet. Med et verktøy og et system som oppfordrer til åpenhet, vil bedrifter raskt kunne identifisere problemer før de eskalerer. Noe som også gir bedre risikohåndtering og økt tillit blant de ansatte.
Økt sikkerhet på arbeidsplassen
Når de ansatte føler seg trygge nok til å melde fra om uetiske eller kritikkverdige forhold på jobben, kan potensielle problemer oppdages tidlig. Da vil du kunne legge til rette for tidlige tiltak som beskytter både den ansatte og bedriften.
Med et anonymt varslingssystem gir det grobunn for en arbeidsplass hvor de ansatte føler at de blir tatt på alvor.
Steg for steg: Implementering av et varslingssystem
Prosessen med å implementere et internt varslingssystem krever god planlegging. Med et felles mål om å ta i bruk en varslingskanal for å skape et godt arbeidsmiljø, er det en vinn-vinn-situasjon for alle parter.
Kartlegging av behov og risikoer
Før implementeringen av varslingssystemet er det viktig å forstå bedriftens unike utfordringer og behov. I denne prosessen vil bedriftens risikoområder analyseres.
Ved å kartlegge på denne måten sørger bedriften for at de har på plass en god strategi for risikohåndtering.
Stegene nedenfor legger grunnlaget for en arbeidsplass som har fokus på tillit, åpenhet og trygghet:
- Valg av riktig teknologi
- Identifiser et varslingssystem som er skreddersydd for virksomhetens størrelse og behov.
- Sørg for at systemet gir full anonymitet, sporbarhet og enkel integrering med eksisterende rutiner.
- Moderne løsninger, som Manymore, tilbyr funksjoner som digital referansesjekk effektiv saksbehandling og brukervennlige grensesnitt.
- Opplæring og involvering av ansatte
- Det er viktig med en grundig opplæring av de ansatte slik at de forstår hvordan systemet fungerer og hvilken nytteverdi det har.
- Forklar på en enkel måte hvorfor alle i bedriften vil ha nytte av varslingssystemet, og hvordan det er med på å gi en trygg arbeidsplass.
- Systemet skaper en kultur hvor det er lav terskel for de ansatte å varsle om de oppdager noe som kan skade bedriften.
- Lansering og oppfølging
- Når verktøyet er på plass og det skal lanseres i bedriften, må de ansatte informeres med en tydelig kommunikasjonsstrategi.
- Definer klare prosedyrer for hvordan rapporter håndteres, og hvem som har ansvar for oppfølging.
- Evaluer systemet regelmessig for å sikre at det oppfyller både ansattes og bedriftens behov.
Hvordan ivareta varslingssystemet på best mulig måte?
For å være et optimalt verktøy må varslingssystemet til virksomheten hele tiden oppdateres og ivaretas. Ved å følge noen enkle retningslinjer vil systemet forbli et pålitelig verktøy for hele bedriften.
Her er noen tiltak som kan gjøres for vedlikehold:
- Regelmessig evaluering: Sett av faste tidspunkt du kan gjennomgå systemets funksjonalitet og effektivitet. Dette kan være vurdering av antall varsler, responstider og tilbakemeldinger fra ansatte.
- Oppdatering av retningslinjene: Tilpass systemet til endringer i regelverk eller bedriftens interne rutiner.
- Hold en åpen dialog: Oppmuntre de ansatte til å gi tilbakemelding på hvordan systemet kan forbedres.
Konklusjon
Et varslingssystem som verktøyet fra Manymore er en viktig investering i bedriftens kultur og sikkerhet.
Ved å bruke et system som både beskytter de ansatte og oppfyller lovkravene, kan du som bedrift skape et miljø som gjør at de ansatte føler seg ivaretatt og at de blir tatt på alvor.
Med nøye planlagt kartlegging i form av analyser, valg av riktig teknologi, og godt vedlikehold kan varslingssystemet bidra til å oppdage kritikkverdige forhold før de tiltar.
Varslingssystemetfra Manymore er en moderne løsning som gir bedrifter de nødvendige verktøyene for å håndtere dette på en profesjonell måte.
Manymore hjelper bedrifter med å opprettholde en trygg og åpen arbeidsplass, og står klar til å hjelpe deg også.
