I 2020 vil 55 virksomheter få arkivtilsyn av Arkivverket. Kommuner på Vestlandet og i Nord-Norge peker seg ut i årets risikovurdering, sammen med høyskoler og virksomheter innen helse og justis.
Arkivverket bruker en risikobasert tilnærming med en rekke informasjonskilder og kriterier for å velge ut hvilke virksomheter som får tilsynsbesøk.
– I virksomheter med høy risiko er det stor sannsynlighet for hendelser som på sikt vil kunne føre til brudd på rettigheter og rettsikkerhet for enkeltmennesker. Det kan også bety effektivitetstap, økonomiske tap og tap av tillit, sier fagdirektør Kjetil Reithaug i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning.
Kommuner på Vestlandet og i Nord-Norge peker seg ut i årets risikovurdering sammen med høyskoler og virksomheter innen helse og justis. Totalt 55 offentlige virksomheter er plukket ut: 37 kommunale og 18 statlige.
Reithaug understreker arkivenes betydning for tilliten til forvaltningen og den enkelte virksomheten.
– Høyrisikogruppen risikerer tap av dokumentasjon og tvil om autentisitet fordi det i noen tilfeller vil være mulig å redigere, fjerne eller endre dokumentene eller andre deler av arkivet. Det kan i alvorlige tilfeller være dramatisk, og vil kunne redusere tilliten til arkivenes og dokumentasjonens ekthet, sier Reithaug.
Tilsyn er med på å sette arkiv og dokumentasjonsforvaltning på dagsordenen, både i form av økt oppmerksomhet og økte budsjetter for å lukke avvik.
Arkivverkets årlige spørreundersøkelse for kommuner og statlige virksomheter er sentral i utvalgsprosessen. Her svarer virksomhetene på spørsmål om blant annet arkivkvalitet, ressurser og ansvar, tap av arkiv, elektronisk arkivering og tilknytning til elektronisk depot.
Arkivverket vurderer også historikk fra tidligere tilsyn, medieoppslag og tips. For statlige virksomheter spiller sektortilhørighet inn, sammen med status for bevarings- og kassasjonsplan. Sistnevnte er et nytt kriterium i år.
Virksomheter som ikke har hatt tilsyn før, eller som ikke har svart på spørreundersøkelsen, blir fulgt med på. Sammenslåinger/omorganiseringer, geografisk spredning og kommuneøkonomi spiller også inn.
Ved spesielle hendelser i løpet av året kan det bli aktuelt å gjøre ekstra tilsynsbesøk på kort varsel, eller dokumentbaserte tilsyn, hvor Arkivverket sender brev og ber organet redegjøre for noe, i stedet for å dra ut på stedlig tilsyn.
